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Google App Script(GAS)がスプレッドやフォームと組み合わせると業務改善がはかどる件

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Google App Script(GAS)という検索でおなじみのGoogle社が提供するプログラミング言語があります。Javascriptベースでわかりやすい点に加え、Googleスプレッドやフォーム、ドキュメントと組み合わせることができます。そこで、GASを駆使してできることを紹介したいと思います。

 

以前は趣味でGoogle App Scriptに挑戦も、挫折

現在、仕事関連でGoogle App Scriptを利用するようになりました。以前にも趣味でチャレンジしたことはあったのですが、その時は思い描いていた処理が実装できずに挫折した経験がありました。記述自体は簡単なのですが、他の機能との組み合わせが基本利用となる中、組み合わせるための環境設定や記述が分からずに断念しました。

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しかし、改めて取り組んだところ、とうとうその壁を超えることができました。そこからは、どんどんレベルが上がり、やれることが増え、思い描いた形に近いものを実装できるようになりました。壁を超えるってこういうことかと実感しました。

 

Google App Scriptで業務改善に取り組み中

現在の主な目的としては業務改善です。GASは単体で利用するだけでは、できることは限られていますが、組み合わせることで、色々なことが実現できるようになります。組み合わせる可能なのは、Googleドキュメントやフォームだけではありません。Slackやチャットワークなどの外部サービスとも連携ができます。

今私が実装できるようになったのは、Googleのサービス含め、以下のサービスです。

  1. Googleスプレッド
  2. Googleドキュメント
  3. Googleフォーム
  4. Slack
  5. メール

まだまだもっと増やすことができますが、これだけでも、

①フォームに記入→②Googleスプレッドに回答を蓄積→③Googleドキュメントにレポート表示→④レポートをメールorSlackで送付

といった流れができます。こうした業務はそれぞれは、別個として、人によって実施しているところもまだまだ多いのかなと考えています。この点をスクリプトによって自動処理できれば、非常に業務削減につながります。

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GASスクリプト処理のレポートの魅力

個人的な感想ですが、Google App Scriptなどのスクリプトで自動生成するレポートのよいところは、「人手で作成するレポートに比べ、社内の文句が少なくなる」点です。これは、業務改善の面倒なポイントで、

  • 見出しの文字が大きい
  • レポートの流れがよくない
  • グラフの色使いやグラデーションを工夫しろ

といった指摘が色々な人から入ります。そうした指摘は、AさんとBさんで真逆のことを言ってくるケースも多くあります。どちらの指摘を採用するか忖度したり、なんとか折衷案を用意するなど涙ぐましい努力を、時間をかけて行っています。

それに対し、こうしたスクリプトによる自動処理したレポートは、なぜか指摘をしていた人は「プログラムが自動的に処理しているから、こんなもんだ」と受け入れられます。実際には、処理を決めるにあたって、以下はきちんと取り決めながら進めます。

  • どういった情報を載せるか
  • どういう形式で載せていくか
  • どういった見せ方をするか

その結果、上記に反する指摘を受けても、「レポート作成処理ではそうした表現はしないと決めた」と言って、指摘をはねのけることが可能です。「俺がルールブックだ」的上司には厳しいですが、一般的な日本人上司はルールや取り決めをきちんと守るので、引き下がります。

そういった観点で、レポート自動作成は、作るコストと指摘を受けて修正するコストの両方を減らせる優れた業務改善になります。

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今はベストなレポートの形を模索中

まだまだ、最適な形でのレポーティングについては、出せてないのが現状です。まずは、現在のデータから、レポートに必要なグラフや情報を抽出して掲載するステップです。ただ、色々できることが増えていくので、最終的にはちょっとした分析までGoogle App Scriptで処理できたらと思っています。

 

終わりに

今取り組んでいるGoogle App Scriptで色々な業務改善ができる可能性を紹介しました。このスクリプトがあれば、ちょっとした社内システムなどを自作できそうです。大企業だと、専用のソフトやクラウドサービスを利用しているので、必要になるケースは少ないですが、専用サービスで処理できないものなど、ちょっとしたところに活用できそうです。

また、色々な成果物ができたら紹介したいと思います。