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エクセルマクロよりスプレッドシートのGoogleAppScript(GAS)を活用すべき5つの理由

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最近の仕事ではエクセルではなく、Google表計算ソフト・スプレッドシートを活用するようになっています。スプレッドシートが便利なポイントに、Google App Script(GAS)のスクリプト処理があります。エクセルにもマクロがありますが、エクセルマクロよりも便利でオススメな理由を紹介したいと思います。

 

1.クラウドで簡単に他の人と共有

1つ目のオススメなポイントはクラウドでの共有しやすさです。これは、Google App ScriptではなくGoogleスプレッドシートのメリットになります。

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エクセルも社内ネットワークでは、ファイルサーバーなどで簡単に共有できます。しかし、社外の人と共有するのは不便です。Slackやメールでやり取りすれば、都度最新のファイルがどれか分かりにくくなります。dropboxなどがあれば共有できますが、ソフトウエアをPCにインストールする必要があります。

それに対して、Googleスプレッドシートは、必要なのはChromeブラウザと、Googleアカウントのみです。Chromeは最もシェアが大きいブラウザですし、Googleアカウントもたいていのユーザーが所有しているため、導入障壁は最も小さいです。簡単に共有の設定を導入することができます。

 

2.リアルタイム共有編集の機能がすごく便利

Googleスプレッドシートは、Microsoftのエクセルよりもリアルタイムでの共有編集機能が優れています。

最近ではかなりマイクロソフトも追い上げてきましたが、複数人同時に同じシートを操作するのもストレスなく作業するのにはスプレッドシートの方がやりやすいです。

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こうした機能によってリモートワークなどの異なる場所でのコラボレーションも可能にしました。

 

3.様々な外部サービスと連携が簡単

2つ目はGoogle App Script(GAS)のオススメポイントです。そもそもGASは外部サービスと連携することが前提でサービスができています。マクロはOSの上で動くため、色々な動作ができる反面、それを悪用してウイルスが作られ、その結果、非常に制限を受けています。外部と連携しようとすれば、ウィルスとOSに誤解される可能性が非常に高いです。

それに対して、 GASはローカル環境ではなく、Googleのプラットホームで稼働します。OSに対して要求などはほとんどないため、外部連携もしやすいです。

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また、追加のライブラリや、Googleの拡張サービスと連携すれば、GmailGoogleカレンダー、さらにはGoogle AnalyticsGoogle Adsenseなどと連携も可能です。

その他にもWebサイトをクローリングして、必要な要素をスクレイピングするといったこともでき、非常に自由度が高い言語であるといえます。

 

3.サーバレスでPC電源がOFF時も自動実行

 エクセルマクロは、ローカルのPC環境で動きます。そのため、スケジュールで稼働させる場合も、PCの電源がONになっていないとプログラムを実行できません。

それに対し、Google App Scriptは、ローカルPCではなく、Googleのプラットホーム上で、サーバーレスで実行できます。ユーザー側が実行環境を用意する必要は一切ありません。

そのため、1時間ごとや、毎日1回といったスケジュール実行も特にPCの負担なく実施でき、省エネルギーです。

4.シェアが拡大しているJavascriptがベース

 エクセルマクロは、VBAと呼ばれる言語でプログラムを記述します。VBAは、かつて流行したBasicという言語をベースにした言語で、プログラムに詳しくない人でもわかりやすいプログラミング言語です。しかし、残念ながら、現在シェアは非常に下がってきています。

Google App Scriptがベースにしているのは、Javascriptという主にWebで使われる言語がベースになっています。

かつてはJavascriptはブラウザで動作を無効にされていて肩身の狭い言語でした。 

しかし、Google MapがJavascriptで実装された2000年後半あたりから風向きが変わり、現在ではHTML5を支えるWebの基盤技術となっています。

そうした点でJavascriptを使っている人は簡単にマスターしやすいです。

さらにJavascriptを知らない人もGoogle Apps Scriptを習得することは、Javascriptの習得に繋がり、学習効果が高いです。

 

ただし、権限管理は要注意

Googleスプレッドシートにも注意点があります。

それは権限管理が簡単がゆえに、権限を誤って設定してしまうことがあります。

機密レベルの高いファイルに本来閲覧できない人が閲覧できたり、リンク共有設定によって、リンク先さえ知っていれば、誰でもアクセスできる状態になっていたりします。

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リンク共有はどこからでリンクが漏れれば、世界中の誰でもがアクセスできる状態なので、要注意です。

G Suiteなどの有料プランであれば、アクティブディレクトリーなどの機能と連携して、権限管理が可能ですが、通常の場合、無料で利用している人が大半なので、そうした機能はありません。

あやまって機密情報を漏えいしないよう、権限を与える際にはきちんと問題ないか確認が大切です。

 

終わりに

 今回、エクセルマクロよりもスプレッドシートGoogle Apps Script(GAS)を活用すべき5つの理由を紹介しました。

エクセル+マクロよりもスプレッドシート+GASの方が拡張性が高く、共同作業・コラボレーションに適しています。

最近はエクセルもクラウド化してきていますが、まだまだスプレッドシートの快適性には敵いません。

ぜひ、エクセルを使っている人もスプレッドシートを活用し、さらにGoogle Apps Scriptを使い業務改善に取り組みましょう!